Satura rādītājs:
Centrālā iesūtne Norādiet vienu vietu visiem ienākošajiem papīriem - pastam, kvītēm, skolas dokumentiem, skrejlapām un visam. Viena kaudze, pat ja tā ir apjomīga, pārspēj vairākus mazākus, kas sēņo ap māju.
Darbības fails Katru dienu dodieties cauri iesūtnei, lai vilktu priekšmetus, kuriem jāpievērš uzmanība. Kārtojiet tos pēc steidzamības pakāpes trīsdaļīgā "darbības failā". Glabājiet failu brīvā vietā, lai atcerētos to bieži pārbaudīt.
Atkritumu stacija Turiet sasmalcinātāju, pārstrādes tvertni un atkritumu tvertni, lai jūs varētu mest nevajadzīgo papīru, tiklīdz tas nonāk mājā, pirms tas nonāk iesūtnē.
Datņu skapis Ja ir vietas, nodrošiniet dokumentu skapi dokumentiem, kuriem nav nepieciešama darbība, vienkārši arhivējiet. Ja nē, vāciet papīrus, lai tos varētu ērti piekļūt lodziņā vai mapē. Pārvietojiet tos uz ilgstošu glabāšanu katru mēnesi.
Organizējiet svarīgus dokumentus
Rīkotāja Šarlote Šteile no “Vienkārši sakot” organizācijā ir vienkārša sistēma, lai identificētu, glabātu un apstrādātu dokumentus, kuriem jāpievērš uzmanība, tikai dažās minūtēs dienā:
1. Darbības faila iestatīšana Izlemiet, kāda veida trīsdaļīgs faila konteiners ir piemērots jūsu organizēšanas stilam un pieejamai vietai. Atzīmējiet sadaļas “Dariet tūlīt”, “Dariet vēlāk” un “Gaida”.
Padoms . Sistēmai, kuru iestatījāt darbības dokumentiem - akordeona failam, stieples darbvirsmas kārtotājam, saliekamām atvilktnēm, krāsainām mapēm - jāatbilst jūsu iesniegšanas stilam. Ja esat veidotājs, jums ir nepieciešams vizuāls atgādinājums, lai apstrādātu dokumentus. Caurspīdīgas plastmasas kraušanas paplātes no biroja piederumu veikala parāda, kad jāveic darbības katrā kategorijā. Ja esat veidotājs, jums patīk viss savās vietās ar minimālu vizuālu jucekli. Darbvirsmas failu kaste, kas aprīkota ar trim marķētām mapēm, neļauj darbības objektiem atrasties tuvumā, bet izskatās glīti.
2. Kārtojiet iesūtni Katram iesūtnē esošajam priekšmetam pajautājiet sev: kādai ir jānotiek nākamajai darbībai un kad? Atbilde liks jums to ievietot vienā no kategorijām:
- “Do Now” ietver jebko, kas jums jārīkojas nākamās nedēļas laikā. Piemēri: maksājamie rēķini, atļauju kvītis, ballīšu ielūgumi ar RSVP
- “Dariet vēlāk” satur elementus, uz kuriem plānojat rīkoties nākamo trīs mēnešu laikā. Piemēri: atvaļinājumu skrejlapas, refinansēšanas piedāvājums no jūsu bankas, katalogs, kurā ir kaut kas, ko plānojat iegādāties
- “Gaidīšana” ietver jebko, uz ko jūs gaidāt atbildi. Piemērs: kvīts par pasūtījumu pa pastu, kas nav ieradies
Viss, kas atrodas jūsu iesūtnē, iespējams, ir arhīvs vai atsauces dokuments. Arhīva dokumenti, piemēram, bankas izraksti, atrodas kartotēkā. Nav mājas biroja? Noslēpiet kartotēku zem auduma pārklāta konsoles dzīvojamā vai ēdamistabā. Nodokļu laikā dodiet iespēju nākamā gada dokumentiem, pārvietojot vecos dokumentus uz akordeona failu; pēc tam pārvietojiet failu uz krātuves krātuvi.
3. Uzturiet savu darbības failu "Domājiet par to kā par dzīvu, elpojošu lietu, piemēram, par zivīm, kura jāuztur katru dienu, " saka Sterils. Tālāk ir norādīts, kā sekot līdzi ienākošajiem dokumentiem un tiem, kas gaida jūsu darbības failā, lai nekas nekristu cauri plaisām:
- Katru dienu vai divas: kārtojiet dokumentus no iesūtnes darbības failā. Turklāt atveriet failu Do Now un ātri rīkojieties ar vienumiem, kas ir visjūtīgākie.
- Reizi nedēļā: apmeklējiet failu Dari vēlāk un veiciet visas iespējamās darbības, pārvietojot priekšmetus uz citiem failiem jūsu sistēmā vai uz atkritumu tvertni. Palūkojieties uz Gaidīšana un pēc vajadzības turpiniet. Kad priekšmeti paši izzūd, pārstrādājiet papīru vai novietojiet to malā ilgstošai glabāšanai.
- Reizi mēnesī: pārvietojiet arhīva dokumentus uz jūsu ilgtermiņa glabāšanas risinājumu.
Dažādi dokumenti
Neļaujiet visiem pārējiem ietaupītajiem papīriem aizsērēt iesūtni vai sakrauties ap māju. Izmantojot šīs idejas, saglabājiet tos parocīgus, bet neredzamus.
Lasāmie raksti Glabājiet dokumentu aploksni automašīnā vai somā, lai jūs varētu lasīt, kamēr gaidāt.
Žurnālu iedvesmas un atsauces lapas Uzglabājiet šīs lapas akordeona failu mapē ar katras kategorijas etiķetēm, piemēram, iedvesmas rotājumiem vai vakariņu idejām.
Kuponi un kvītis Kofona maku ar dalītājiem glabājiet makā vai automašīnā.
Bērnu māksla un skolas darbi Ērtajā plauktā esošā kastīte ar vāku ir lieliski piemērota bērnu skolas darbu glabāšanai. Apkopojiet dienasgrāmatas šeit, izlemjot, vai tās ir glabātājas.
Instrukciju grāmatas un garantijas Saglabājiet šo informāciju vienā telpā ar preci žurnāla turētājā, ja glabājat vairākas rokasgrāmatas. Piespraudiet kvīti un garantijas karti uz vāka.
